Date of Publication
Application Deadline
Company
Universalia
Brief Description
Principales responsabilités
Soutien administratif et bureautique
- Fournir un soutien administratif quotidien aux équipes de consultants : prendre des notes lors des réunions, suivre les attributions de tâches, les échéanciers, coordonner la logistique, aider à l’administration des contrats, aider à la planification et à l'organisation d'événements d'entreprise et de rencontres informelles, veiller au maintien de l’inventaire de fournitures de bureau
- Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous
- Préparer, mettre en forme et relire des documents, des présentations et des rapports, monter des annexes, des listes de références et organiser la présentation de pièces justificatives
- Maintenir des systèmes de classement
Soutien aux projets
- Faire le suivi de la gestion documentaire des projets, coordonner les réunions et assurer un soutien logistique
- Faire le suivi des différents produits livrables, des échéanciers et s’acquitter des tâches administratives pour plusieurs projets
- Aider à la préparation des propositions, notamment en matière de mise en forme, de contrôle des versions et de coordination des soumissions
- Aider à la planification des missions terrain : réservations de billets d'avion et d'hôtels, calcul et préparation des demandes d'avance sur frais de déplacement, s'assurer que les voyageurs disposent de toutes les informations nécessaires pour leurs voyages (visas, assurances, lettres d'invitation, etc.)
Soutien financier et opérationnel
- Aider au suivi des dépenses, à la gestion de la facturation et à la documentation financière
- Assurer l ’administration des contrats
- Assurer la liaison avec les prestataires de services externes (informatique, comptabilité, agence de voyage, lieux de réunion, etc.)
Coordination interne et communication
- Servir de point de contact pour les demandes administratives en interne et en externe : assurer la liaison avec les consultants externes concernant les contrats, la facturation, les réservations de voyage et les demandes de remboursement
- Soutenir l'intégration des nouveaux employés et consultants
- Contribuer à l'amélioration continue des processus et des systèmes administratifs
Pour plus d'informations et pour postuler, veuillez consulter la pièce jointe.
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