Position title: Manager, Volunteer Mobilization
Position location: Ottawa with some travel (mainly in Canada)
Reports to: Director, Volunteer Cooperation Program
Contract term: Indeterminate
Salary Range: In accordance with WUSC policies
Start date: ideal start date October 1st, 2019
Application deadline: Open until position filled
BACKGROUND:
World University Service of Canada (WUSC) is a leading Canadian international development organization focusing in three programmatic areas: Economic Opportunities, Education, and Empowerment. Our vision is a better world for youth - a world where all young people, especially women, are empowered to secure a good quality of life for stronger families and communities. WUSC currently works in 25 countries across Africa, Asia, the Middle East, and Latin America, with an annual budget of approximately CAD $40 million. We have a staff of over 90 people in our Ottawa office, and over 200 people overseas implementing 16 development projects in collaboration with donors such as Global Affairs Canada (GAC), the UK Department for International Development (DFID), the World Bank, the Asian Development Bank, and the African Development Bank. Globally, we work with a network of higher education institutions, civil society organizations, private sector partners, professionals, students, volunteers, faculty and community leaders to achieve our mission.
The volunteer cooperation program is currently jointly implemented by WUSC and the Centre for International Studies and Cooperation (CECI). The program supports economic empowerment of marginalized populations, especially women and youth. Critical to the success of our program is the capacity building of our local partners, through the important input of skilled volunteers, placed with the right partner, at the right time. WUSC works with institutions and individuals to identify, prepare and support volunteers who travel overseas to support our partners for various durations of time.
As of April 1st 2020, WUSC anticipates delivering this program independently, and as a result are seeking an experienced professional to join our team to manage this important transition.
NATURE AND SCOPE:
Under the direction of the Director, Volunteer Cooperation, the Manager, Volunteer Mobilization will lead a team responsible for volunteer planning, recruitment and preparation in an international development context and program.
The Manager, Volunteer Mobilization will work with various WUSC programs to identify their volunteer mobilization needs, and develop efficient and effective strategies to meet these needs.
The Manager will work with the recruitment and mobilization teams to implement sourcing strategies, and build and execute recruitment campaigns to identify, attract and prepare up to 300 top volunteer personnel annually to our field teams in Africa, Asia and Latin America.
Given the transition noted above, the first 6 months of this role will focus on shadowing and supporting the current Coordinator for Volunteer Mobilization, while developing plans for WUSC to directly implement the program as of April 1st 2020.
RESPONSIBILITIES:
Management of Volunteer Mobilization:
- Coordinate the annual planning for different categories and streams of volunteering (student, corporate and long-term), in collaboration with program, finance and country teams;
- Develop and execute a volunteer mobilisation lifecycle that contributes to positive candidate experience and ongoing relationships, including those with institutional partners;
- Supervise the work of volunteer mobilization team members, including planning, performance management and professional development;
- Collaborate with the Director, Volunteer Cooperation and other colleagues to develop and manage the budget as it relates to volunteer recruitment and training;
- Identify performance measurement standards for volunteer recruitment and retention and report regularly against targets to senior management and team members;
- Ensure that performance measurement and lessons learned contribute to improved volunteer recruitment practices through adaptive management;
Management of the Recruitment Cycle of Volunteers:
- Remain current on recruiting industry trends and best practices, particularly for international volunteer recruitment strategies, tailor WUSC’s recruitment strategies accordingly;
- Work with the recruitment team to ensure that recruitment strategies are aligned to the needs of the Program’s Southern partners;
Collaborate in Volunteer Recruitment Marketing:
- Help articulate and define WUSC’s culture and key distinctions as a volunteer sending organization to advance its market position and attract quality candidates;
- In collaboration with the communications team, and in accordance with the WUSC brand guide, develop and oversee the implementation of a volunteer recruitment marketing strategy;
- Support market research, and campaign development and implementation for specific audiences and volunteer opportunities (e.g. professional associations, cultural communities, different career stages);
- Collaborate with internal and external communications and marketing experts to develop and refine WUSC’s volunteer marketing;
- Act as an ambassador of the WUSC brand, taking an active role to promote WUSC and WUSC volunteer placements through networks, social media, private sector and university partnerships, etc.;
Management of Volunteer Training and Support:
- Support continuous improvements to the quality and relevance of volunteer preparation and support, including specific tailoring for specific groups of volunteers (ie. short-term, long term, student, professional, etc.);
- Provide oversight on the administration of volunteer contracts, insurance, terms and conditions and allowances for volunteers, ensuring clarity and consistency;
- Ensure pre-departure training for volunteers includes WUSC’s Code of Conduct, safeguarding and security protocols and other relevant policies;
- Work with internal and external subject-matter (ie. safety, cross-cultural communication, gender equality) and pedagogical (ie. adult learning, online learning) experts to refine WUSC’s volunteer training program;
- Work alongside colleagues to ensure continuous volunteer support throughout their mandates, including before, during and after their volunteer placement;
QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES:
Qualifications
- Minimum of 10 years experience in human resources / volunteer cooperation / program management;
- 3 years experience in international volunteer sending (or similar) programs;
- Strong experience in human resource management;
- Overseas experience in Africa, Asia, the Caribbean and or Latin America;
- Passion for talent acquisition and significant experience identifying, attracting and closing candidates, with preference given to applicants with experience sourcing candidates for international postings in developing countries;
- Strong technology skills, including experience with applicant tracking systems (ATS) is a strong asset;
- Understanding of intercultural adaptation and understanding of the labor markets.
Competencies
- Excellent interpersonal skills and demonstrated capacity to work in partnership and with different cultural groups; staff and volunteers;
- Good oral and written communication skills: clear, concise, persuasive writing style;
- Sound judgement and discretion in handling sensitive issues;
- Ability to do external representation, including working with networks and partners;
- Excellent administration and organizational skills, including the ability to prioritize tasks and handle multiple initiatives simultaneously;
- Good training and presentation skills;
- Experience in working with volunteers in a development program is a strong asset.
Education/ Training
- Bachelor’s degree in a related field (human resources, marketing, social sciences, international development);
- Master’s degree in a related field an asset.
Languages
- Complete fluency, oral and written in English and French is essential;
WUSC offers a dynamic international work environment with a diverse intercultural workforce. We offer employees exciting opportunities to apply their skills and gain experience all while making a difference for youth around the world. We believe youth have the potential to provide for their families, build strong communities, and create positive social change for future generations. Employees at WUSC work hard to create lasting change in education, employment and empowerment.
The WUSC office is centrally-located in Hintonburg, Ottawa. We offer competitive benefits, four weeks of annual leave (for full-time employees), safe and healthy working conditions, and fair compensation.
APPLICATIONS:
WUSC’s activities seek to balance inequities and create sustainable development around the globe; the work ethic of our staff, volunteers, representatives and partners shall correspond to the values and mission of the organization. WUSC promotes responsibility, respect, honesty, and professional excellence and we will not tolerate harassment, coercion and sexual exploitation and abuse of any form. Successful applicants will be required to undertake a background and criminal record check where appropriate.
WUSC is an equal opportunity employer. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
Only those candidates selected for an interview will be contacted. No telephone calls please.
If you wish to apply for this position, please follow this link to register on WUSC’s candidate database.
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Titre du poste : Gestionnaire, Mobilisation des volontaires
Lieu du poste : Ottawa avec quelques déplacements (principalement au Canada)
Supérieur-e : Directeur/Directrice, Programme de coopération volontaire
Durée du contrat : Indéterminée
Échelle salariale : Conformément aux politiques de l’EUMC
Date de début : Date de début idéale le 1er octobre 2019
Date limite des candidatures : Ouverte jusqu’à ce que le poste soit comblé
CONTEXTE
L’Entraide universitaire mondiale du Canada (EUMC) est un organisme canadien chef de file en développement international qui se concentre sur trois domaines de programmation : les débouchés économiques, l’éducation et l’autonomisation. Notre vision est un monde meilleur pour tous les jeunes, un monde dans lequel tous les jeunes, en particulier les femmes, sont en mesure d’assurer une bonne qualité de vie pour des familles et des collectivités plus fortes. L'EUMC travaille actuellement dans 25 pays d'Afrique, d'Asie, du Moyen-Orient et d'Amérique latine, avec un budget annuel d'environ 40 millions $CAD. Notre bureau d’Ottawa emploie plus de 90 personnes et plus de 200 personnes outre-mer mettent en œuvre 16 projets de développement en collaboration avec des donateurs comme Affaires mondiales Canada (AMC), le Département britannique pour le développement international (DFID), la Banque mondiale, la Banque asiatique de développement et la Banque africsaine de développement. À l'échelle mondiale, nous travaillons avec un réseau d'établissements d'enseignement supérieur, d'organisations de la société civile, de partenaires du secteur privé, de professionnels, d'étudiants, de volontaires, de professeurs et de dirigeants communautaires pour accomplir notre mission.
Le programme de coopération volontaire est actuellement mis en œuvre conjointement par l’EUMC et le Centre d’étude et de coopération internationale (CECI). Le programme appuie l'autonomisation économique des populations marginalisées, en particulier des femmes et des jeunes. Le renforcement des capacités de nos partenaires locaux est essentiel au succès de notre programme, grâce à la contribution importante de volontaires qualifiés, placés auprès du bon partenaire, au bon moment. L’EUMC collabore avec des institutions et des particuliers pour identifier, préparer et appuyer les volontaires qui voyagent à l’étranger afin de soutenir nos partenaires pendant différentes périodes de temps.
À compter du 1er avril 2020, l’EUMC prévoit d’exécuter ce programme de manière indépendante et, par conséquent, recherche un professionnel expérimenté pour se joindre à son équipe afin de gérer cette transition importante.
NATURE ET PORTÉE
Sous la direction de la directrice/du directeur, coopération volontaire, le/la gestionnaire de la mobilisation des volontaires dirigera une équipe chargée de la planification, du recrutement et de la préparation des volontaires dans le contexte et dans le cadre du programme de développement international.
Le/la gestionnaire de la mobilisation des bénévoles travaillera avec divers programmes de l’EUMC pour déterminer leurs besoins en matière de mobilisation de volontaires et mettre au point des stratégies efficaces et efficientes pour répondre à ces besoins.
Le/la gestionnaire travaillera avec les équipes de recrutement et de mobilisation pour mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement, ainsi que pour élaborer et exécuter des campagnes de recrutement visant à identifier, recruter et préparer chaque année jusqu’à 300 excellents volontaires pour nos équipes de terrain en Afrique, en Asie et en Amérique latine.
Compte tenu de la transition susmentionnée, les six premiers mois de ce rôle seront axés sur l'observation et le soutien de la coordonnatrice/du coordonnateur actuel pour la mobilisation des volontaires, tout en élaborant des plans permettant à l'EUMC de mettre en œuvre directement le programme à compter du 1er avril 2020.
RESPONSABILITÉS
Gestion de la mobilisation des volontaires
- Coordonner la planification annuelle pour différentes catégories et filières de volontariat (étudiants, entreprises et à long terme), en collaboration avec les équipes de programmes, de finances et de pays;
- Développer et exécuter un cycle de vie de mobilisation des volontaires qui contribue à une expérience positive des candidates et des candidats et à des relations suivies, y compris avec des partenaires institutionnels;
- Superviser le travail des membres de l'équipe de mobilisation des volontaires, y compris la planification, la gestion du rendement et le perfectionnement professionnel;
- Collaborer avec la directrice/le directeur de la coopération volontaire et d'autres collègues pour élaborer et gérer le budget en ce qui concerne le recrutement et la formation des volontaires;
- Identifier les normes de mesure du rendement pour le recrutement et le maintien en poste des volontaires et rendre compte régulièrement aux membres de la haute direction et aux membres de l'équipe par rapport aux objectifs;
- Veiller à ce que la mesure du rendement et les enseignements tirés contribuent à améliorer les pratiques de recrutement des volontaires grâce à la gestion adaptative.
Gestion du cycle de recrutement des volontaires
- Se tenir au courant des tendances et des meilleures pratiques de l’industrie du recrutement, en particulier des stratégies de recrutement de volontaires internationaux, adapter les stratégies de recrutement de l’EUMC en conséquence;
- Travailler avec l’équipe de recrutement pour veiller à ce que les stratégies de recrutement soient harmonisées avec les besoins des partenaires du Sud du programme.
Collaborer au marketing du recrutement des volonaires
- Aider à préciser et à définir la culture et les distinctions clés de l’EUMC en tant qu’organisme d’envoi de volontaires afin de renforcer sa position sur le marché et d’attirer des candidatures de qualité;
- En collaboration avec l’équipe des communications et conformément au guide de la marque de l’EUMC, élaborer et superviser la mise en œuvre d’une stratégie de marketing pour le recrutement de volontaires;
- Appuyer les études de marché, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre de campagnes pour des publics spécifiques et les possibilités de volontariat (par ex. associations professionnelles, communautés culturelles, différentes étapes de carrière);
- Collaborer avec des experts internes et externes en communications et en marketing pour développer et perfectionner le marketing de l’EUMC pour les volontaires;
- Agir en tant qu'ambassadeur de la marque de l’EUMC, en jouant un rôle actif dans la promotion de l'EUMC et des placements de volontaires de l'EUMC par le biais de réseaux, de médias sociaux, de partenariats avec le secteur privé et les universités, etc.
Gestion de la formation et du soutien des volontaires
- Appuyer l'amélioration continue de la qualité et de la pertinence de la préparation et du soutien des volontaires, y compris une personnalisation pour des groupes spécifiques de volontaires (par ex. à court terme, à long terme, étudiants, professionnels, etc.);
- Superviser l'administration des contrats de volontariat, des assurances, des conditions générales et des indemnités pour les volontaires, en veillant à la clarté et à la cohérence;
- Veiller à ce que la formation préalable des volontaires avant le départ comprenne le code d’éthique de l’EUMC, les protocoles de sauvegarde et de sécurité et d’autres politiques pertinentes;
- Travailler avec des experts internes et externes (par ex. sécurité, communication interculturelle, égalité des sexes) et pédagogiques (par ex. apprentissage des adultes, apprentissage en ligne) afin d’affiner le programme de formation des volontaires de l’EUMC;
- Travailler aux côtés des collègues pour assurer un soutien continu des volontaires tout au long de leur mandat, y compris avant, pendant et après leur placement comme volontaire.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES
Qualifications
- Minimum de 10 années d’expérience en ressources humaines / coopération volontaire / gestion de programmes;
- Trois années d’expérience dans les programmes d’envoi de volontaires internationaux (ou de programmes similaires);
- Solide expérience en gestion des ressources humaines;
- Expérience à l’étranger en Afrique, en Asie, dans les Antilles et/ou en Amérique latine;
- Passion pour l’acquisition de talents et expérience significative pour identifier, attirer et embaucher des candidat-e-s, la préférence étant donnée aux candidat-e-s expérimenté-e-s dans la recherche de candidatures pour des postes internationaux dans des pays en développement;
- Solides compétences en technologie, y compris une expérience des systèmes de suivi des candidatures (ATS) : un atout majeur;
- Compréhension de l'adaptation interculturelle et des marchés du travail.
Compétences
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée de travailler en partenariat et avec différents groupes culturels, le personnel et les volontaires;
- Bonnes compétences orales et écrites en communication : style d'écriture clair, concis et persuasif;
- Discernement et discrétion dans le traitement des questions sensibles;
- Capacité à faire de la représentation externe, y compris en travaillant avec des réseaux et des partenaires;
- Excellentes compétences administratives et organisationnelles, notamment la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs initiatives simultanément;
- Bonnes compétences en formation et en présentation;
- Expérience de travail avec des volontaires dans un programme de développement : un atout important.
Études/Formation
- Baccalauréat dans un domaine connexe (ressources humaines, marketing, sciences sociales, développement international);
- Maîtrise dans un domaine connexe : un atout.
Langues
- La maîtrise complète, orale et écrite, de l’anglais et du français est essentielle.
L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec un personnel interculturel diversifié. Nous offrons à nos employés des occasions stimulantes d’appliquer leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence pour des jeunes de la planète. Nous croyons que les jeunes ont le potentiel de subvenir aux besoins de leurs familles, de bâtir des collectivités solides et de créer un changement social positif pour les générations futures. Les employés de l'EUMC s'efforcent de créer des changements durables dans les domaines de l'éducation, de l'emploi et de l'autonomisation.
Le bureau de l’EUMC est bien situé dans Hintonburg, à Ottawa. Nous offrons des avantages sociaux concurrentiels, quatre semaines de congés annuels (pour les employés à temps plein), des conditions de travail sécuritaires et saines et une rémunération équitable.
CANDIDATURES
Les activités de l’EUMC visent à équilibrer les inégalités et à créer un développement durable dans le monde entier; l'éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, de nos représentants et de nos partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de l'organisme. L'EUMC fait la promotion de la responsabilité, du respect, de l'honnêteté et de l'excellence professionnelle et ne tolérera pas le harcèlement, la contrainte, l'exploitation sexuelle ou les abus de toute forme. Les candidat-e-s retenu-e-s seront tenu-e-s de procéder à une vérification de leurs antécédents et de leur casier judiciaire, le cas échéant.
L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous encourageons volontiers les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidates et les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.
Nous communiquerons uniquement avec les candidates et les candidats sélectionnés pour une entrevue. Pas d’appels téléphoniques SVP.
Si vous souhaitez présenter votre candidature à ce poste, veuillez suivre ce lien pour vous inscrire dans la base de données des candidat-e-s de l’EUMC.
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Amritha Chandramouli |
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