Conference Coordinator for CAIDP’s Annual Conference | Coordonnateur-trice de la Conférence annuelle du RPCDI

Date of Publication
Application Deadline
Company
CAIDP / RPCDI
Brief Description

Le français suit

Request for Service Proposal:

Conference Coordinator for CAIDP’s Annual Conference in October 2019

Location:  Ottawa

Contract term and Payment:

Lump sum amount based on the following:

Start-up – May 13th to June 28th – 7 weeks x 2 days (105 hours)

Summer maintenance – July 1st to Sept 6th – 6 days (45 hours)

Run up, conference and take down – Sept 9th to Oct 11th - 5 weeks x 4 days (150 hours)

Application deadline: May 3, 2019.

BACKGROUND:

On October 7 & 8, 2019, the Canadian Association of International Development Professionals (CAIDP) will host its Annual Conference. CAIDP is seeking a qualified individual to lead the coordination and implementation of this important event.

The conference will take place at the IDRC’s conference centre on October 7th and 8th.  This special event will bring together approximately 150 participants including broad representation from CAIDP memberships, development experts, policy makers, government, academics and other key international development stakeholders from Canada and abroad. This conference is a unique opportunity for rich discussion, debate, sharing of best practices and identifying opportunities for innovative partnerships across sectors.

SCOPE OF WORK:

Reporting to the CAIDP Program Committee, the Consultant will be responsible for planning, organizing and coordinating the conference. The Consultant will work directly with CAIDP’s Conference Committee and lead a team of volunteers to ensure a successful conference including the smooth delivery of all aspects of the events, such as, but not limited to: programming, logistics, communications, registration, and hospitality. More specifically, the Consultant will:

  • Liaise with a Conference Chair and Coordinate and participate in CAIDP Conference Committee meetings;
  • Assist in developing the conference theme and agenda, where needed;
  •  Work with CAIDP’s Conference Committee on the conference budget;
  • Develop a work plan in collaboration with CAIDP’s Conference Committee which identifies list of tasks, timelines and any additional support required;
  • Coordinate necessary follow up with conference keynote speakers and panelists, including accommodation, registration and transportation needs; as well as any necessary content support;
  • Identify suppliers, establish contracts and manage their payments where necessary;
  • Oversee overall event logistics, ensuring that the highest standards are upheld and a positive conference experience for participants;
  • Manage advance on-line registration including following up on requests for information on registration, and generating regular reports on registration;
  • Work with identified venue to finalize all logistical details including: room set-up, audio visual and interpretation requirements and conference schedule;
  • Liaise with venue caterer to coordinate all catering services for the conference;
  • Organize poster presentations, vendor exhibits, partner or sponsor tables, as required;
  • Support internal and external communications and publicity related to the conference including emails, website inputs and social media;
  • Coordinate and support sponsorship requests for the conference;
  • Work within established budgets and provide necessary weekly, monthly and end of mandate budget updates as needed;
  • Assist with marketing the conference as required;
  • Produce weekly progress reports including relevant financial details;
  • Post-event, the coordinator is responsible for wrapping up any outstanding details including a short report that serve as a summary archive of the content highlights;
  • Be available to work extended hours in the lead up to the events;
  • Respond to urgent requests and be available on short notice when required; and
  • Any other tasks as required or as requested the CAIDP Conference Committee

CONSULTANT QUALIFICATIONS:

Candidates must have:

  • Excellent written, spoken English. Fluency in French will be considered an important asset;
  • University degree or college degree in a relevant field (project management, public relations, communications, marketing, etc.).
  • Experience in a similar role;
  • Experience organizing and coordinating large multiple day events and liaising with national and international guests;
  • Knowledge of international development and cooperation (considered an asset);
  • Social media and website savvy
  • Skills in customer service, marketing and sales;
  • Exceptionally clear communication skills (writing and verbal);
  • Knowledge of financial management;
  • Ability to work in MS Office;
  • Ability to prioritize and organize;
  • Ability to work independently, to lead and to take initiative;
  • Attention to detail and respectful of deadlines;
  • Experience working within a committee;
  • Ability to work under pressure and in a fast-paced work environment;
  • Available to work evenings and weekends if necessary
  • Membership in CAIDP (considered an asset)

HOW TO APPLY

Consultants meeting the above criteria are invited to submit a proposal by e-mail to caidprpcdi@gmail.com no later than May 3, 2019.

Proposals should include the following:

  • CV of the consultant, outlining previous experience in organizing and coordinating large multiple day events and other relevant experience;
  • Complete contact information;
  • Contact information for 3 references; and
  • Cover letter

We thank all those who apply, but only shortlisted candidates will be contacted. No telephone calls please. CAIDP encourages, promotes and supports diversity in all aspects of its work.

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Français

Demande de services  

Coordonnateur-trice de la Conférence annuelle du RPCDI en octobre 2019

Lieu:  Ottawa

Durée du contrat et mode de paiement:

Paiement forfaitaire basé sur ce qui suit à partir du 13 mai 2019.

Démarrage – 13 mai au 28 juin 2019 – 7 semaines de deux jours (105 heures)

Suivi durant l’été : – 1er juillet au 6 sept. – 6 jours (45 h.)

Préparation rapprochée, la conférence, conclusion de l’activité – 9 sept au 11 oct. - 5 semaines de 4 jours (150 h.)

Date limite d'inscription: le 3 mai, 2019

CONTEXTE:

Le 7 et 8 octrobre 2019, le Regroupement des professionnels canadiens en développement international  (RPCDI) tiendra sa conférence annuelle. Le RPCDI recherche une personne qualifiée pour assurer la coordination et la mise en œuvre de cet événement important.

La conférence aura lieu à Ottawa, au centre de conférence du CRDI les 7-8 octobre. Cet événement spécial réunira environ 150 professionnels, dont un nombre important de membres du RPCDI, d’autres experts clés en développement international du Canada et de l'étranger, des décideurs politiques, des cadres du gouvernement, des universitaires, etc. Cette conférence est une occasion unique pour mener de riches discussions et débats, de partager des meilleures pratiques, et d’explorer des possibilités de partenariats innovants entre acteurs de secteurs différents.
 

PORTEE DU TRAVAIL / DU MANDAT:

Travaillant sous la direction du comité de la conférence du RPCDI, le / la consultant-e sera responsable de la planification, de l'organisation et de la coordination de la conférence de 2019. La personne choisie dirigera une équipe de bénévoles pour assurer le succès de la conférence, y compris, mais sans s'y limiter, la programmation, la logistique, les communications, l’inscription et l’accueil. Plus spécifiquement, le / la consultant-e devra:

  • Assurer la liaison avec la présidence de la conférence, coordonner et participer aux réunions du comité de la conférence du RPCDI;
  • Développer un plan de travail en collaboration avec le comité de conférence du RPCDI qui identifie la liste des tâches, les délais et tout support supplémentaire requis;
  • Travailler avec le comité de la conférence du RPCDI sur le budget de la conférence;
  • Participer à l’élaboration du thème et de l’ordre du jour de la conférence, le cas échéant;
  • Coordonner le suivi nécessaire avec les conférenciers principaux et les panélistes de la conférence, y compris en matière de logement, d'inscription et de transport; ainsi que tout support de contenu nécessaire;
  • Identifier les fournisseurs, établir des contrats et gérer leurs paiements si nécessaire;
  • Superviser la logistique globale de l'événement, en veillant au respect des normes les plus élevées et à une expérience de conférence positive pour les participants;
  • Gérer les inscriptions en ligne anticipées, y compris le suivi des demandes d’informations sur les inscriptions et la génération de rapports réguliers sur les inscriptions;
  • Travailler avec le lieu de la conférence pour finaliser tous les détails logistiques, y compris: la configuration de la salle, les exigences en matière de traitement audiovisuel et d'interprétation et le calendrier de la conférence;
  • Assurer la liaison avec le traiteur pour coordonner tous les services de restauration;
  • Organiser des présentations au moyen d’affiches, des expositions de fournisseurs, des tables de partenaires ou de parrains, selon les besoins;
  • Soutenir les communications et la publicité internes et externes liées à la conférence, notamment les courriers électroniques, les entrées sur le site Web et les médias sociaux;
  • Coordonner et soutenir les demandes de parrainage pour la conférence;
  • Travailler dans les limites des budgets établis et fournir les mises à jour nécessaires du budget hebdomadaire, mensuel et de fin de mandat, selon les besoins;
  • Aider à la commercialisation de la conférence, au besoin;
  • Produire des rapports d'étape hebdomadaires comprenant les détails financiers pertinents;
  • Après l'événement, le / la consultant-e est chargé-e de résumer tous les détails en suspens, y compris un court rapport qui sert d'archive de synthèse des points forts du contenu.
  • Être disponible pour travailler des heures prolongées dans la période précédant les événements;
  • Répondre aux demandes urgentes et être disponible à court préavis, au besoin; et
  • Toute autre tâche requise ou demandée par le comité de la conférence du RPCDI.
  • Coordonner l’activité avec la personne responsable de la conférence et participer aux réunions du comité de la conférence du RPCDI;

QUALIFICATIONS, CONSULTANT-E:

Les qualifications requises des candidat-e-s sont les suivantes:

Les candidats doivent avoir:

  • Excellent anglais écrit, parlé. La maîtrise du français sera considérée comme un atout important;
  • Diplôme universitaire ou équivalent dans un domaine pertinent (gestion de projet, relations publiques, communication, marketing, etc.).
  • Expérience dans un rôle similaire;
  • Expérience dans l'organisation et la coordination de grands événements sur plusieurs jours et la liaison avec des invités nationaux et internationaux;
  • Connaissance du développement international et de la coopération (considéré comme un atout);
  • Adepte en médias sociaux et sites Web
  • Compétences en service à la clientèle, en marketing et en vente;
  • Compétences de communication exceptionnellement claires (écrites et verbales);
  • Connaissance de la gestion financière;
  • Capacité à travailler dans MS Office;
  • Capacité de hiérarchiser et d’organiser;
  • Capacité à travailler de manière autonome, à diriger et à prendre des initiatives;
  • Souci du détail et respect des délais;
  • Expérience de travail au sein d'un comité;
  • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement de travail dynamique;
  • Disponible pour travailler les soirs et les fins de semaine si nécessaire
  • Adhésion au RPCDI (considéré comme un atout)

COMMENT POSTULER

Les consultants répondant aux critères ci-dessus sont invités à soumettre une proposition par courrier électronique à caidprpcdi@gmail.com au plus tard le 3 mai 2019.

Les propositions doivent inclure les éléments suivants:

  • CV du consultant, décrivant l'expérience précédente en matière d'organisation et de coordination de grands événements sur plusieurs jours et toute autre expérience pertinente;
  • Coordonnées complètes;
  • Coordonnées pour 3 références;
  • Et, lettre d'accompagnement

Nous remercions toutes les personnes qui postulent, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Pas d'appels téléphoniques s'il vous plaît. Le RPCDI encourage, promeut et soutient la diversité dans tous les aspects de son travail.