Administrative and Finance Intern – Stagiaire en administration et finances

Date of Publication
Application Deadline
Company
Alinea International Ltd.
Brief Description

Administrative and Finance Intern – Stagiaire en administration et finances

Version française suit

Job Title Administrative and Finance Intern
Initiative Name Technical Assistance Partnership – Expert Deployment Mechanism (TAP-EDM)
Job type Internship
Location of Position Alinea Gatineau office. Hybrid terms to be discussed.
Reporting to Project Manager and Finance Manager
Remuneration Hourly rate is subject to negotiation and shall not exceed established market rates for students or recent graduates.
Indicative LOE/Time Frame Full-time – Fall/Spring 2024-25 8-12 months
Citizenship Applicants must be Canadian citizens or have permanent resident status in Canada.
Language Requirements English and French. Spanish is an asset.
Application Deadline October 4th, 2024

Application Instructions:

  1. A CV and Cover Letter are mandatory to be considered.
  2. Click the “Apply now” link to upload your cover letter and CV (Curriculum Vitae). Apply Now
  3. Only successful candidates will be contacted. No phone calls please.

At Alinea International we value diversity, equity, inclusivity, accessibility and belonging in everything we do. We are an equal opportunity employer opposed to all forms of discrimination. We actively seek and encourage applications from people of diverse backgrounds recognizing that an inclusive workforce enriches our organization and achieves smarter, more innovative results.

Alinea is committed to the protection of children and vulnerable adults. Due to the nature of our work, all candidates will be subject to due diligence checks and extensive background checks where appropriate.

TAP-EDM Project Description:
The Technical Assistance Partnership – Expert Deployment Mechanism (TAP-EDM) Project provides targeted, short-term (up to 12 months) technical assistance to National Government Entities (NGE) from eligible OECD-DAC countries. The Mechanism is expected to deploy over 125 Canadian experts via 75-80 technical assistance initiatives designed to resolve capacity gaps to bring about the desired changes of the recipient NGEs. Fully aligned with Canada’s Feminist International Assistance Strategy (FIAP), these initiatives will integrate gender equality, climate action/environmental sustainability, human rights, and good governance as key objectives. Canadian experts will come from all walks of life, proudly representing world-class technical human resources but also the diversity and multi-culturalism that is Canada.

TAP-EDM is a four-year C$19,300,000-million-dollar project funded by Global Affairs Canada (GAC) and managed by Alinea International.

Job Description
Reporting to the Project Manager and Finance Manager, the Admin Intern will be responsible for the administrative and financial support to a project coordination team. They will oversee all project administration and financial oversight duties and will liaise as needed with project coordinators and key project stakeholders based in Canada and abroad.

Note that the intern will be exposed to international development projects and teams and have access to Alinea company-wide learning opportunities particularly in the administrative and financial accountability area.

The Role
Specific responsibilities include, but are not limited to:

  • Providing administrative and technical support services for the project and establish and maintain efficient administrative systems including filing and inventory.
  • Prepare contracts for consultants and conduct audits of resulting timesheets, expense claims and invoices.
  • Assist the Alinea Finance Manager with the project financial management system of a large multi-million-dollar portfolio of projects including preparing the monthly project invoice for the client detailing a wide breadth of project expenditures;
  • Coordinate project logistics, including transportation and accommodation for project staff and consultants, visas and pre-deployment packages.
  • Coordinate and provide support on recruitment of key personnel and procurement of goods and services, as needed.
  • Provide reporting support to the Project Managers and Project Director, including administrative services, formatting, and auditing, reviewing, and submission, as needed.
  • Provide administrative support to the project teams and provide guidance on administrative processes to consultants.

Qualifications

  • Currently registered or recent graduate of a community college, business college or administrative/business/financial university program;
  • Experience in administrative duties at a non-for profit, business or government organisation;
  • Interest in activity coordination and event planning;
  • Ability to prioritize and manage time efficiently;
  • High level of attention to detail;
  • Skills and experience in multidisciplinary desk research;
  • Excellent interpersonal, written and verbal communication skills;
  • Experience in formatting documents of length up to 100+ pages;
  • A team player that readily supports other organizational members and members of their project team(s);
  • Excellent computer skills. A strong skill set in MS Office suite is required.
  • Autonomy and flexibility; and,
  • Available for weekly in-person meetings in Gatineau office.

Version française

Titre du poste Stagiaire en administration et finances
Nom de l’initiative Partenariat d’assistance technique – Mécanisme de déploiement d’experts (PAT-MDE)
Type d’emploi Stage
Lieu du poste Alinea Gatineau. Hybride. Conditions à discuter
Supérieur immédiat Gestionnaire de projet / PAT-MDE Gestionnaire des communications
Rémunération Honoraires négociés ne devant pas dépasser les taux du marché
Durée d’emploi et calendrier provisoires Temps plein – automne/printemps 2024-25, 8-12 mois
Citoyenneté Les candidats doivent avoir le statut de citoyen ou de résident permanent du Canada
Exigences linguistiques Français et Anglais. Espagnol (atout)
Date limite de dépôt des candidatures Le 4 octobre, 2024

Marche à suivre pour déposer sa candidature

  1. La candidature doit être accompagnée d’une lettre de motivation pour être admissible. Cette dernière doit préciser en quoi vous répondez aux exigences, vos honoraires journaliers et vos disponibilités.
  2. Cliquez sur le lien « Postulez maintenant » pour télécharger votre lettre de motivation et votre curriculum vitæ.
  3. Seules les personnes retenues seront contactées. Ne pas nous appeler.

Chez Alinea International, l’équité, l’inclusion, la diversité, l’accessibilité et l’appartenance sont des valeurs essentielles. Alinea souscrit à l’équité d’emploi et s’oppose à toute forte de discrimination. Nous sommes toujours à la recherche de personnes d’origines diverses, car nous croyons qu’un milieu de travail inclusif enrichit notre organisation et nous permet d’innover et d’obtenir de meilleurs résultats.

Alinea s’engage à protéger les enfants et les adultes vulnérables. En raison de la nature de notre travail, tous les candidats seront soumis à des contrôles de diligence raisonnable et à des vérifications approfondies des antécédents, le cas échéant.

Le PAT-MDE fournit une assistance technique ciblée et à court terme (jusqu’à 12 mois) à des entités gouvernementales nationales (EGN) de pays admissibles à l’aide internationale canadienne comme le définit l’OCDE. Le mécanisme devrait permettre le déploiement de plus de 250 experts canadiens dans le cadre de 80 à 100 initiatives d’assistance technique (IAT) conçues pour combler les lacunes en matière de capacités et apporter les changements souhaités par les EGN bénéficiaires. Pleinement conformes à la Politique féministe d’aide internationale (PFAI) du Canada, ces initiatives intégreront l’égalité des genres, l’action climatique, la durabilité environnementale, les droits de la personne et la bonne gouvernance à leurs objectifs clés. Les experts canadiens viendront de tous les horizons, offriront une expertise technique de calibre mondial et représenteront la diversité et le multiculturalisme canadien.

Le PAT-MDE est un projet quadriennal de 19,3000,000 $CA financé par Affaires mondiales Canada (AMC) et géré par Alinea International.
Alinea International Ltd.
Pour plus d’informations :

Rôle
La stagiaire Sous la responsabilité du chef de projet et du chef des finances, le stagiaire en administration sera chargé d’apporter un soutien administratif et financier à l’équipe de coordination du projet. Il supervisera toutes les tâches administratives et financières du projet et assurera la liaison avec les coordinateurs du projet et les principales parties prenantes du projet au Canada et à l’étranger.
Le stagiaire sera exposé à des projets et des équipes de développement international et aura accès à des opportunités d’apprentissage à l’échelle de l’entreprise Alinea, en particulier dans le domaine de l’administration et de la responsabilité financière.

Les responsabilités spécifiques incluent, mais ne sont pas limitées à :

  • Fournir des services de soutien administratif et technique pour le projet et établir et maintenir des systèmes administratifs efficaces, y compris l’archivage et l’inventaire.
  • Préparer les contrats pour les consultants et effectuer des audits des feuilles de temps, des notes de frais et des factures qui en résultent.
  • Assister le directeur financier d’Alinea dans le cadre du système de gestion financière d’un important portefeuille de projets de plusieurs millions de dollars, notamment en préparant la facture mensuelle du projet pour le client, détaillant un large éventail de dépenses liées au projet ;
  • Coordonner la logistique du projet, y compris le transport et l’hébergement du personnel du projet et des consultants, les visas et les paquets de pré-déploiement.
  • Coordonner et soutenir le recrutement du personnel clé et l’acquisition de biens et de services, selon les besoins.
  • Fournir un soutien en matière de rapports aux gestionnaires et au directeur de projet, y compris les services administratifs, la mise en forme et l’audit, l’examen et la soumission, selon les besoins.
  • Fournir un soutien administratif aux équipes de projet et conseiller les consultants sur les procédures administratives.

Qualifications requises:

  • Actuellement inscrit ou récemment diplômé d’un community college, d’un business college ou d’un programme universitaire administratif, commercial ou financier.
  • Expérience des tâches administratives au sein d’une organisation à but non lucratif, d’une entreprise ou d’un organisme public.
  • Intérêt pour la coordination d’activités et la planification d’événements.
  • Capacité à établir des priorités et à gérer efficacement son temps.
  • Grand souci du détail.
  • Compétences et expérience en matière de recherche documentaire multidisciplinaire.
  • Excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, écrite et orale.
  • Expérience de la mise en forme de documents de plus de 100 pages.
  • Avoir l’esprit d’équipe et soutenir volontiers les autres membres de l’organisation et les membres de leur(s) équipe(s) de projet.
  • Excellentes compétences informatiques. De solides compétences dans la suite MS Office sont requises.
  • Autonomie et flexibilité.
  • Disponible pour des réunions hebdomadaires en personne au bureau de Gatineau.