À titre de membre de l’équipe d’Universalia, l’adjoint de direction joue un rôle déterminant en participant activement à la gestion de l’entreprise, contribuant ainsi à la réputation d’excellence dont Universalia jouit depuis plus de 40 ans. Ses principales responsabilités et obligations sont les suivantes :
Coordination exécutive
▪ Soutien administratif au directeur général, incluant la gestion du calendrier, la correspondance, l'administration des contrats et des documents. L’adjoint doit veiller à l’organisation des voyages pour les missions-terrain, à établissement des notes de frais, à la préparation de comptes-rendus et à la prise de notes, de même qu`à diverses autres tâches.
▪ Coordination et supervision des projets internes de l'entreprise, y compris assumer un rôle de leader dans certains cas et assurer une liaison constante entre le directeur général et les comités/équipes internes.
▪ Mise à jour et gestion du profil d'entreprise d'Universalia afin de garantir l'exactitude des informations et la cohérence de l'image de marque sur les différentes plateformes et réseaux.
▪ Démontrer son alignement sur la mission, le mandat, les valeurs et les principes d'Universalia.
Aide à la gestion de la Pratique d’affaires et des projets
▪ Assister le responsable de pratique et les chefs d'équipe de projet dans la gestion des projets du début à la fin, tant du point de vue de la planification et de la logistique que de la gestion des données, de la budgétisation, de la coordination de l'équipe et de la coordination des différentes parties prenantes du projet.
▪ Collaborer et coopérer avec les membres de l'équipe afin d'assurer une livraison cohérente d'un travail de haute qualité, dans le respect des délais et du budget, par le biais de l'édition, de la préparation des annexes, de l'assurance qualité et d'autres tâches liées au projet, le cas échéant.
