INFORMATIONS CLÉS
Titre du poste: Responsable Administratif, Financier et des Opérations Principal– ECED Mouhoun & ESEPV
Secteur: Eau, énergie, développement économique durable
Type de poste: Responsable, temps plein
Lieu du poste: Ouagadougou, Burkina Faso
SOMMAIRE DU POSTE
Cowater est présentement à la recherche d’un(e) Responsable Administratif, Financier et des Opérations Principal pour deux initiatives de développement social à grande échelle au Burkina Faso.
- Un projet dans sa dernière année d'exécution « Énergie et croissance économique durable dans la Boucle du Mouhoun » (ECED-Mouhoun) qui vise à accélérer la croissance économique durable au Burkina Faso à travers des interventions ciblées et articulées autour de trois composantes opérationnelles. Composante 1– Amélioration de l’accès à l’énergie, Composante 2 – économique local et le Composante 3 – Gouvernance et renforcement des capacités.
- Un projet en démarrage « Épanouissement socioéconomique des populations vulnérables au Sahel » (ESEPV), qui vise à réduire les barrières sexospécifiques entravant la participation socioéconomique des femmes et des groupes marginalisés dans le but d’accroître leur accès aux services sociaux de base et aux opportunités économiques tout en favorisant une gouvernance inclusive et participative au niveau des communes ciblées de Dori, Falagountou et Gorom-Gorom dans la région du Sahel au Burkina Faso.
Le/la candidat(e) retenu(e) doit maîtriser parfaitement le français. Il/elle sera basé/e à Ouagadougou. Il travaillera, en étroite collaboration avec les deux chef(fe)s d’équipe de projet ainsi qu’avec les deux équipes de projets basées au Burkina Faso et dans les quatre zones d’intervention de Dédougou, Dori, Falagountou et Gorom-Gorom. Le/la candidat(e) travaillera étroitement avec le personnel responsable des finances, de l’administration et de l’opération basé au Canada, afin d’assurer la conformité des processus administratifs et financiers.
RESPONSABILITÉS CLÉS
Sous la supervision des deux gestionnaires de projet basé au Canada et en étroite collaboration avec les deux chef(fe)s d’équipe de projet, le/la Responsable Administratif, Financier et des Opérations Principal/e est responsable de la gestion administrative, financière et des opérations de projet ECED Mouhoun et ESEPV au Burkina Faso, incluant le bureau secondaire à Dédougou. Le Responsable assurera la gestion des comptes des projet et effectuera les différentes déclarations fiscales auprès des structures étatiques. Il/elle sera appelé(e) à jouer un rôle d’élaboration et de suivi du système comptable des projets, de gestion contractuelle, financière et l’opération pour les sous-traitants, les partenaires locaux, les bureaux des projets et le personnel local. Ces tâches seront effectuées en étroite collaboration avec le Chef(fe) d’équipe et le département des finances au siège canadien de Cowater, afin de lui permettre de fournir l’appui administratif, financier, logistique et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement des projets. Les tâches spécifiques incluent, mais ne sont pas limitées à :
Gestion financière, comptable et fiscale des projets
- Développer et gérer le système local de gestion financière, en étroite collaboration avec le responsable des finances basées au Canada;
- Assurer le suivi budgétaire des activités des projets, documenter les dépenses et respecter les processus ;
- Superviser l’Assistante administrative à Ouaga et l’Assistant-comptable à Dédougou, dans l’exécution des tâches quotidiennes liées à la gestion comptable et administrative des projets en conformité avec les exigences de Cowater et des partenaires financiers;
- Assurer un contrôle de conformité des factures et rapports financiers soumis par les sous-traitants stratégiques sur le terrain;
- Conseiller les équipes de projet sur la planification budgétaire et le respect des budgets ;
- Assurer la gestion comptable des deux projets en conformité avec les exigences de Cowater et des partenaires financiers;
- Gérer les flux de trésorerie entre le Canada et Ouagadougou, et entre Ouagadougou et les antennes régionales, tout en garantissant un minimum de risque financier pour chaque projet ;
- Préparer les rapports financiers mensuels consolidés et les prévisions budgétaires;
- Superviser le suivi et l’archivage des pièces comptables et l’envoi des pièces justificatives au siège de Cowater selon les échéanciers établis;
- Assurer la liaison avec les partenaires externes au projet (assurances, commissaire aux comptes, banques et organismes sociaux);
- Effectuer des analyses budgétaires lors des rencontres techniques;
- Assurer la préparation et l’envoi au siège social des documents financiers, dans les délais et avec exactitude;
- Garantir la conformité des procédures et des documents comptables;
- Assurer l’exécution de toute autre tâche jugée nécessaire par le gestionnaire de projets pour la bonne gestion financière des projets.
Gestion administrative
- Superviser le traitement de la paie;
- Assurer la contractualisation du personnel, des consultants et des fournisseurs de services locaux;
- Mettre en application l’ensemble des procédures techniques relatives à la gestion des contrats (embauche, licenciement, fin de contrat, congés, etc.);
- Participer au développement et mettre en application les manuels de procédures terrain de Cowater;
- Gérer l’approvisionnement en biens et services liés au fonctionnement du projet;
- Assurer la gestion administrative relative au matériel et aux locaux de Cowater;
- Toute autre tâche jugée nécessaire par les chef(fe)s d’équipe des deux projets pour assurer la bonne administration du projet.
Gestion des opérations et du personnel des projets
- En étroite collaboration avec les deux chef(fe)s d’équipe, assurer une gestion diligente des calendriers de travail des membres des équipes (soumission des feuilles de temps, demandes de congés, respect des horaires, planification des missions, demandes d’avance, etc.) ;
- En étroite collaboration avec le Responsable de la sécurité, veiller au respect des mesures et protocoles de santé et sécurité par les équipes des projets ;
- Assurer une transition harmonieuse entre l’actuelle Responsable des finances et des opérations du projet ECED Mouhoun vers la nouvelle équipe des finances et des opérations du nouveau projet ESEPV;
- Superviser les analystes financiers assignés aux projets ECED Mouhoun & ESEPV, en établissant des mécanismes de contrôles et supervision des taches.
- Appuyer spécifiquement le projet ESEPV dans sa phase de démarrage pour obtenir l’ensemble des documents nécessaires à son opération
- Participer activement à la mise en place de l’antenne régionale du Projet ESEPV ;
- Assurer l’encadrement des antennes régionales dans les zones d’intervention et définir des processus de contrôle et de gestion ;
- Superviser les employés de soutien et administratifs des projets (Adjoint(e)s administratif(ve)s, Comptables, Chauffeur(se)s, Agent (te)s de ménage).
- Administrer les registres de service des chauffeurs, s’assurer de manière journalière que les journaux de bords des véhicules sont complétés et qu’ils respectent les guides et règles de Cowater.
- Préparer et gérer l’inventaire des actifs, équipements, meubles des projets et les soumettre une fois par mois au QG de Cowater.
- Assurer la contractualisation du personnel, des consultant(e)s et des fournisseurs de service locaux;
- Suivre l’administration des contrats de bail au bureau de Ouagadougou et à Dédougou;
- Mettre en application l’ensemble des procédures techniques relatives à la gestion des contrats (embauche, licenciement, fin de contrat, congés, etc.)
- Assurer la mise en application du manuel de procédures terrain de Cowater et éventuellement proposer des mises à jour;
- Gérer l’approvisionnement en biens et services liés au fonctionnement des projets;
- Assurer la gestion administrative relative aux matériels et aux bureaux de Cowater;
- Assurer l’exécution de toute autre tâche jugée nécessaire par les gestionnaires de projet ainsi que par les Chef(fe)s d’équipe sur le terrain pour la bonne gestion opérations des projets.
Logistique et approvisionnement :
- Assister l’équipe du projet ESEPV, spécifiquement le Responsable en approvisionnement en eau potable et assainissement dans la préparation demandes de services de consultation et des dossiers d’appels d’offre pour les études et les travaux dans le cadre du projet;
- Rédiger, réviser et finaliser avec l’aide des chef(e)s d’équipe des deux projets, les soumissions pour tout ce qui concerne l’approvisionnement des projets.
- Coordonner l’approvisionnement et les achats des projets et s’assurer qu’ils suivent les règles fixées par Cowater;
- Coordonner l’utilisation, la gestion et l’entretien des véhicules des projets.
- Avec le/la responsable de la sécurité, coordonner les voyages et l’hébergement liés aux activités des projets;
- Supporter le/la responsable de la sécurité dans la coordination des procédures de sécurité afin d’assurer la sécurité des employé(e)s et des ressources des projets.
EXIGENCES DU POSTE
Formation:
- Diplôme universitaire de premier cycle dans le domaine de l’économie et la gestion d’entreprise, les finances, la comptabilité, ou autre discipline pertinente.
Expérience minimale:
- Cinq (5) années d’expérience dans la supervision administrative et comptable de projets de développement ;
- Expérience démontrée dans le développement et la gestion de processus et de procédures administratives et de production de rapports, dans la gestion des processus pertinents d’appel d’offres, de contrats et d’approvisionnement et dans le recrutement et gestion des ressources humaines ;
- Expérience avérée de leadership, de supervision et de gestion d’équipe comptable dans un contexte de développement;
- Excellente maitrise des méthodes de production des états financiers et du suivi du budget conformément aux prévisions annuelles, trimestrielles et mensuelles du projet;
- Excellente maitrise de l’outil informatique, et connaissance du logiciel canadien de gestion comptable QuickBooks un atout;
- Maîtrise parfaite du français et connaissance de l’anglais;
Compétences essentielles:
- Bonne organisation technique pour la tenue régulière des documents comptables ;
- Expérience de travail en milieu rural et dans un projet de développement au Burkina Faso est un atout;
- Expérience dans la gestion et l’administration du personnel recruté au titre du projet, le parc automobile et fournitures de bureau ;
- Excellentes compétences en communication, présentation et rédaction;
- L’adhésion aux principes d’égalité entre les femmes et les hommes est essentielle;
- Être bien organisé et savoir bien planifier.
Conditions d’exercice : Le poste sera basé à temps plein à Ouagadougou pour une durée de 5 ans (2027).
Compétences Linguistiques: Français
PROCESSUS DE CANDIDATURE
Les candidats sont encouragés à postuler avant le 20 juillet 2022 sur notre page carrière.
Pour que votre candidature soit considérée, veuillez télécharger vos documents comme suit: Nom du candidat, Prénom, date, Titre du poste.
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